চাকুরির জন্য ই-মেইলে সিভি পাঠাতে যেসব বিষয় জানা জরুরী
ইমতিয়াজ আহমেদ
লেখা-পড়া শেষ করে সকলের একটি আশা হলো একটি ভালো চাকুরী পাওয়া। আর এ চাকুরী পাওয়ার জন্য শুরু হয় আমাদের নিজে তৈরি করার প্রচেষ্টা। কর্পোরেট চাকুরীর বাজারে একটি ভালো চাকুরী পাওয়ার জন্য আপনাকে আগে চাকুরীতে আবেদন করতে হবে, নিয়োগ দাতা আপনাকে ইন্টারভিউ কল করবেন, তারপর আপনার চাকুরী হবে। এখন চাকুরীতে প্রবেশের সর্বপ্রথম ধাপ চাকুরীতে আবেদন বিষয়ে আমাদের ধারণা থাকা প্রয়োজন।
অফিসে কাজকর্ম ডিজিটালাইজেশন করা হয়েছে। অনেক অফিস আবার কাগজ ছাড়া সব কাজ অনলাইনে শেষ করা হয়। তার সুবাদে সব প্রায় কোম্পানী তাদের জব সার্কুলার গুলো নিজস্ব ওয়েবসাইট ও বিভিন্ন জব পোর্টালে দিয়ে থাকে। ফলে আমরা খুব সহজেই তাদের চাকুরীর বিজ্ঞাপনগুলো সম্পর্কে জানতে পারি। আমরা ই-মেইল এর মাধ্যমে মুহুর্তেই আবেদন করতে পারি। অনলাইনে আবেদন করার ক্ষেত্রে চাকুরী প্রার্থীদের একটু যত্নশীল হওয়া প্রয়োজন।
মানবস্পদ বিভাগে কাজ করার সুবাদে দেখেছি অনেক প্রার্থীর অনলাইনে আবেদন করার ধরণ। যেগুলো বিরক্তি বয়ে আনে। অনলাইনে আবেদন সংগ্রহ করতে গিয়ে দেখেছি:
• ই-মেইল সাবজেক্ট লাইনে আবেদনকৃত পদের নাম থাকে না।
• একজন প্রার্থী আবেদন করেছেন ই-মেইল এ। কিন্তু তিনি তার আগের কোন আবেদন থেকে শুধুমাত্র ফরওয়ার্ড করেছেন। তার সিভি কোথায় সংযুক্ত তা খুজে পাওয়া দুস্কর।
• ই-মেইল এ সংযুক্তকৃত সিভি ফাইল এর নাম প্রার্থীর নামে না হয়ে New CV 2020, Update CV, New Document ইত্যাদি নামে থাকে। এছাড়া কেউ হয়তো কোন অনলাইন থেকে সিভি ডাউনলোড করেছেন সে লিংকটি রয়ে গেছে।
• অনেকে ই-মেইল এ তার Google Drive থেকে সিভি শেয়ার করেন কিন্তু অনুমতি দেন না।
• ই-মেইল বডিতে কোন কিছু উল্লেখ না করা।
• প্রার্থী নিজের ই-মেইল থেকে সিভি না পাঠিযে অন্যের ই-মেইল থেকে সিভি পাঠানো।
ই-মেইল এর চাকুরীর আবেদন করার একটু যত্নবান হউন। নিম্নোক্ত বিষয়গুলি মেনে চলার চেষ্টা করুন।
• সবার আগে নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি ভালোভাবে পড়ুর, বুঝুন এবং সিদ্ধান্ত নিন। যদিন আপনার শিক্ষাগতযোগ্যতা, অভিজ্ঞতা মিলে যায় তবেই আবেদন করার সিদ্ধান্ত নিন।
• ই-মেইল সাবজেক্ট লাইনে অবশ্যই আপনার আবেদনকৃত পদের নাম লিখবেন। মনে রাখবেন নিয়োগ পরিচালনা কর্মকর্তার ই-মেইল আরো অনেক পদের আবেদন পত্র জমা পড়বে। সেখানে আপনার আবেদনকৃত পদের নাম না থাকলে সে ই-মেইল সে বাতিল করতে পারে।
• আগের ই-মেইল কখনোই ফরওয়ার্ড করবেন না। নিয়োগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তা বিরক্তিবোধ করতে পারে। আপনার ই-মেইল নাও খুলতে পারে।
• ই-মেইল এ সংযুক্ত সিভির ফাইল নাম অবশ্যই আপনার নামে লিখবেন। নিয়োগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তা হয়তবা তার ই-মেইল খুলে আবেদনপত্র গুলো সংগ্রহ করবেন। তখন তিনি পদের নাম অনুযায়ী ফোল্ডার করে করে সিভি গুরো সংরক্ষণ করবে। তার জন্য সিভি যাচাই-বাছাই করতে সুবিধা হবে।
• Google Drive থেকে সিভি শেয়ার করবেন না। করলেও মনে করে অনুমতি দিয়ে দিবেন। কারণ নিয়োগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তার এত সময় নেই যে সে আপনার ই-মেইল সিভি ডাউনলোডের অনুমতি পাঠিয়ে আপনার জন্য অপেক্ষা করবে।
• আপনি ই-মেইল এর মাধ্যমেই নিয়োগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তার সাথে যোগাযোগ করছেন। সেহেতু ই-মেইল বডিটা সম্পুর্ণ খালি না রেখে একটি কভার লেটার লিখতে পারেন। এতে করে নিয়োগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তা আপনার ব্যাপারে পজিটিভ ধারণা নিবে।
• অন্য কারো ই-মেইল আইডি থেকে আবেদন করবেন না। দয়া করে নিজের নামে একটি ই-মেইল খুলে নিবেন। অনেকে অন্যর ই-মেইল আইডি অথবা কাল্পনিক নামের ই-মেইল আইডি থেকে আবেদন করেন। যা একজন নিয়োগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তার কাছে বিরক্তির কারণ হতে পারে। তিনি হয়তো আপানার সিভি থেকে আপনার ই-মেইল নিয়ে তার ই-মেইল আইডিতে সার্চ করছেন কোন তথ্য খুজে পাচ্ছেন না।
সব সময় মনে রাখবেন চাকুরী পাবার জন্য আপনি সর্বপ্রথম ই-মেইল এর মাধ্যমে নিয়োগ দাতার সঙ্গে সংযুক্ত হচ্ছেন। সেহেতু ই-মেইলটা এমনভাবে পাঠাবেন যাতে আপনার সম্পর্কে নিয়োগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তার আপনার সম্পর্কে পজিটিভ ধারণা হবে এবং ইন্টারভিউ/পরবর্তী ধাপের জন্য আপনার সিভি মনোনীত হতেও পারে।
ইমতিয়াজ আহমেদ
এক্সিকিউটিভ-এডিমন & এইচ.আর
আদ্-দ্বীন ফাউন্ডেশন
